Huishoudelijk Reglement

De vereniging is aangesloten bij de Koninklijke Nederlandse Hippische Sportfederatie (KNHS), Regio Overijssel en Men district Oost.

Artikel 1 BESTUUR

1. Het bestuur bestaat tenminste uit drie meerderjarige personen, te weten: voorzitter, secretaris, penningmeester. De algemene vergadering stelt het aantal bestuursleden vast. 
2. De voorzitter, secretaris en penningmeester vormen tezamen het dagelijks bestuur.
3. Bij één of meerdere tussentijdse vacatures in het bestuur, kan het bestuur door toevoeging van maximaal één plaatsvervanger worden aangewezen tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering, die dan vanaf dat moment in de vacature moet voorzien. Het dan gekozen bestuurslid is aftredend op de dag waarop volgens het rooster zijn voorganger had moeten aftreden.
4. Het bestuur is belast met de leiding van de zaken in de vereniging. Het bestuur is belast met de handhaving van de statuten en het huishoudelijk reglement en beslist in alle gevallen, waarin deze niet voorzien.
5. Naar een door het bestuur opgemaakt rooster treedt jaarlijks één derde van de bestuursleden af. De aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar.

Artikel 2 BESTUURSVERPLICHTINGEN

De verplichtingen van de leden van het bestuur afzonderlijk zijn:

Voorzitter

De voorzitter heeft de leiding van de leden- en bestuursvergaderingen en tekent de stukken indien nodig. In de vergaderingen heeft hij het recht tot sluiting van de discussies, doch is verplicht deze onmiddellijk te heropenen, indien drievierde van de aanwezige stemgerechtigde leden zulks verlangt.

Hij draagt zorg voor nakoming van de bepalingen van de statuten en reglementen en voor het uitvoeren van alle besluiten, genomen door leden- en bestuursvergadering van zowel de vereniging, de Regio, als de KNHS.

Hij ondertekent met de secretaris de notulen van de leden- en bestuursvergaderingen en alle brieven en overige stukken, welke namens de vereniging verzonden worden.

Hij oefent toezicht uit op het vervullen van de taken van de overige bestuursleden. Daarnaast is hij de officiële woordvoerder van het bestuur bij alle officiële vertegenwoordigingen van de vereniging, tenzij hij deze taak aan een ander heeft overgedragen.

Secretaris

De secretaris is belast met de leiding van het secretariaat, onder meer bestaande uit de zorg voor de notulen, de ledenadministratie en het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen. De secretaris nodigt tijdig uit voor de te houden en van agenda voorziene leden- en bestuursvergaderingen. De notulen van het verhandelde in een vergadering worden in de eerstvolgende vergadering voorgelezen en na goedkeuring door de betrokken vergadering, door hem en de voorzitter ondertekend.

De ontvangen correspondentie bespreekt hij zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zeven dagen met de voorzitter.

Het bestuur is bevoegd zonodig een administrateur in dienst van de vereniging te stellen. Deze is ondergeschikt aan de secretaris.

De secretaris doet verder alles, dat redelijkerwijs tot de werkzaamheden van de secretaris behoort en onder zijn/haar verantwoordelijkheid dient plaats te vinden.

Penningmeester

De penningmeester beheert de financiële middelen van de vereniging, int de contributies en donaties van de leden en donateurs en handelt de financiële verplichtingen af, welke door de vereniging zijn aangegaan.

Hij/zij draagt zorg voor tijdige indiening bij het bestuur voor de betreffende vergadering van een balans, evenals een verlies- en winstrekening over het afgelopen boekjaar.

De penningmeester is verplicht aan ieder lid van het dagelijks bestuur en aan de kascommissie (zie artikel 7 van dit reglement) op verzoek, alle boeken en bescheiden ter inzage te geven en het aanwezige kasgeld te tonen.

Voor elke uitgave boven € 500,– vraagt de penningmeester toestemming aan het dagelijks bestuur.

In de algemene ledenvergadering geeft hij/zij een zo volledig mogelijk financieel verslag met rekening en verantwoording over het afgelopen jaar.

De penningmeester doet verder alles, dat redelijkerwijs tot de werkzaamheden van  de penningmeester behoort en onder zijn/haar verantwoordelijkheid dient plaats te vinden.

Algemeen

Maximaal drie bestuursleden, waaronder één lid van het dagelijks bestuur, zijn speciaal belast met de zorg voor de pony- en paardenruiters. Maximaal drie bestuursleden, waaronder één lid van het dagelijks bestuur, zijn belast met de zorg voor de menleden.

Artikel 3 KANDIDAATSTELLING

Kandidaten voor het bestuur kunnen zowel door de leden als door het bestuur worden gesteld. 

Tot tenminste vijf dagen voor de algemene vergadering, moeten de  kandidaatstellingen schriftelijk bij de secretaris zijn ingediend. Hiertoe is vereist een door de kandidaat getekende bereidverklaring, gesteund door tenminste drie van het aantal stemgerechtigde leden, geen donateurs, hetgeen uit handtekening, vergezeld door de namen in blokletters, zal moeten blijken.

Artikel 4 STEMMINGEN

Bij stemmingen over personen wordt een uit drie leden bestaand stembureau gevormd, aan te wijzen door de voorzitter. Zijn over een zakelijk onderwerp meerdere voorstellen gedaan, dan wordt over het meest afwijkende voorstel het eerst gestemd en zo vervolgens.

Ongeldige stemmen zijn, ter beoordeling van het stembureau:

1. blanco stembriefjes (stemmen);
2. stembriefjes, welke een persoon niet duidelijk aanduiden;
3. stembriefjes, waarop meer namen voorkomen dan het te verkiezen aantal personen;
4. ondertekende stembriefjes;
5. stembriefjes, waarop toevoegingen voorkomen.

Wanneer een gekozene voor een benoeming bedankt, vindt een nieuwe stemming plaats, waarvoor opnieuw kandidaten kunnen worden gesteld.

Artikel 5 BESTUURSVERGADERING

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen op verzoek van de voorzitter of van tenminste twee andere bestuursleden. 

In bestuursvergaderingen kunnen slechts dan rechtsgeldige besluiten worden genomen, wanneer meer dan de helft van de bestuursleden aanwezig is. Indien bij voorstellen in de bestuursvergadering de stemmen staken, beslist de voorzitter.

Artikel 6 SCHORSING

Een bestuurslid, dat zijn functie niet naar behoren vervult, of op andere wijze de belangen van de vereniging schaadt, kan door de overige bestuursleden onmiddellijk in zijn functie worden geschorst tot de eerstvolgende algemene vergadering, die vervolgens binnen 8 weken gehouden dient te worden.

Deze algemene vergadering beslist door middel van schriftelijke stemming over het voorstel van het bestuur tot schorsing of ontheffing van het bestuurslid uit zijn functie. Tijdens deze algemene vergadering kan het bestuur een voorstel doen tot benoeming van een nieuw bestuurslid. Hierbij dient de reguliere procedure te worden gevolgd. De aanneming van het betreffende voorstel vereist tenminste twee derde deel van de uitgebrachte geldige stemmen.

Artikel 7 KASCOMMISSIE

1. De kascommissie bestaat uit drie leden, die geen bestuurslid mogen zijn. De leden worden elk voor een periode van drie jaar benoemd. De leden treden volgens een op te maken rooster af en zijn aansluitend aan de zittingsperiode niet direct herkiesbaar. Zijn alle leden tegelijkertijd benoemd, dan beslist het lot wie het eerste respectievelijk tweede jaar herkiesbaar is.
2. De commissie is belast met de controle der boeken en geldmiddelen van de vereniging. Deze controle geschiedt door tenminste twee leden van de kascommissie. Bij akkoordbevinding worden de boeken door de aanwezige commissieleden ondertekend. Tijdens de algemene vergadering wordt de kascommissie in de gelegenheid gesteld een toelichting op haar bevindingen te geven.
3. Bij tussentijds aftreden van de penningmeester moet binnen 14 dagen na dit aftreden controle door de commissie plaatsvinden.

Artikel 8 LEDEN

Leden zijn natuurlijke personen, die zich schriftelijk hebben aangemeld bij het bestuur van de vereniging en tevens lid zijn van de KNHS. Het bestuur beslist over het verzoek binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Een afwijzende beslissing dient – bij aangetekend schrijven – ter kennis van de verzoeker te worden gebracht met melding dat hiertegen in beroep kan worden gegaan bij de algemene vergadering. Het beroep dient te worden ingesteld binnen één maand na de dag van ontvangst van het bericht van afwijzing.De algemene vergadering beslist over het beroep in haar eerstvolgende vergadering. Tot deze algemene vergadering wordt de aanmelding aangehouden.

Door zijn/haar toetreding tot deze vereniging verklaart ieder lid, dat hij/zij zich zal onderwerpen aan de statuten en het huishoudelijk reglement, zoals thans luidt of zoals dat zal worden gewijzigd en aan alle verdere regels en bepalingen, welke in de bestaande regelingen van zaken volgens statuten en huishoudelijk reglement zullen voorkomen. Ieder lid is verplicht zich bij de secretaris van een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te laten voorzien. 

Het lidmaatschap van de vereniging eindigt door het overlijden van het lid, alsmede door opzegging of royement door de vereniging of opzegging door het verenigingslid. Het lidmaatschap wordt, wanneer dit door een lid wordt aangevraagd, beëindigd op het einde van het lopende boekjaar (kalenderjaar). Tussentijdse wijziging van het soort lidmaatschap is mogelijk tijdens het boekjaar. Het huidige lidmaatschap wordt hierbij gewijzigd in een andere vorm van lidmaatschap. Deze wijziging heeft een opzegtermijn van één maand. Een uitzondering op bovenstaande opzegtermijnen is de opzegtermijn van één lid die meerdere rijdende lidmaatschappen heeft. Eén van deze lidmaatschappen mag per half jaar opgezegd worden.

Rijdende leden

Rijdende leden hebben het recht om deel te nemen aan de gegeven lessen. Buiten het voldoen van contributie hebben rijdende leden de verplichting om minimaal 4 keer per kalenderjaar vrijwilligerswerk te verrichten binnen de vereniging. Rijdende leden hebben stemrecht en mogen gebruik maken van de accommodatie. Zij ontvangen hiervoor een sleutel in bruikleen. Rijdende leden dienen lid te zijn van de KNHS. Rijdende leden hebben de mogelijkheid om een tweede (en volgend) lidmaatschap aan te vragen zodat zij met meerdere paarden in dezelfde week lessen kunnen volgen op de manege. 

Niet-rijdende leden

Buiten het voldoen van contributie hebben niet-rijdende leden de verplichting om minimaal 4 keer per kalenderjaar vrijwilligerswerk te verrichten binnen de vereniging. Niet-rijdende leden hebben stemrecht, maar mogen geen gebruik maken van de accommodatie. Er wordt daarom geen sleutel in bruikleen gegeven. Niet-rijdende leden dienen lid te zijn van de KNHS.

Donateurs

Buiten het voldoen van contributie hebben donateurs geen verplichting richting PSV De Vjenneruiters om vrijwilligerswerk binnen de vereniging te doen. Uiteraard is dit wel toegestaan. Ze hebben geen stemrecht en mogen géén gebruik maken van de faciliteiten van de manege. Er wordt daarom geen sleutel in bruikleen gegeven.

Startkaartleden

Buiten het voldoen van contributie hebben startkaartleden de verplichting richting PSV De Vjenneruiters om minimaal 4 maal per jaar vrijwilligerswerk binnen de vereniging te doen. Ze hebben géén stemrecht en mogen géén gebruik maken van de faciliteiten van de manege. Er wordt derhalve géén sleutel van de manege in bruikleen gegeven. Startkaartleden dienen lid te zijn van de KNHS. Voor condities en bepalingen zie annex 2.

Accommodatiehuur

Huurders die uitsluitend gebruik wensen te maken van beide rijhallen in de manege (gelegen aan de Schout Doddestraat 13 te Vriezenveen), zonder actief lidmaatschap kunnen accommodatiehuurder worden. Tussen PSV De Vjenneruiters en een accommodatiehuurder, wordt een overeenkomst afgesloten, zoals omschreven in annex 3. De kosten bedragen € 350,00 voor een heel jaar of € 200,00 voor 6 maanden. Het gaat hierbij om de periode van 1 oktober tot 1 april. Dit bedrag dient vooraf volledig te worden betaald, te zamen met € 150,00 als borg. Er gelden uitzonderingen voor huurders met meer dan twee paarden. Hiervoor kan contact opgenomen worden met het bestuur.

De kosten voor bovengenoemde lidmaatschappen staan vermeld op de website.

Artikel 9 DONATEURS

Donateurs mogen de algemene vergadering bijwonen, zij hebben géén stemrecht. Bij aanvang van elke algemene vergadering kan door de aanwezige leden worden bepaald, dat tijdens deze vergadering donateurs ook stemrecht krijgen voor zover dit verenigingszaken betreft.

Artikel 10 ERELEDEN

Ereleden genieten dezelfde rechten als de leden, doch zijn vrijgesteld van het betalen van contributie en lidmaatschap van de KNHS en hebben géén stemrecht.

Artikel 11 CONTRIBUTIE

Contributietarieven van de PSV De Vjenneruiters worden op de website van de vereniging (www.vjenneruiters.nl) gepubliceerd en indien van toepassing na vaststelling door de algemene ledenvergadering aangepast.

De contributie, bijdragen en entreegelden worden jaarlijks tijdens de algemene ledenvergadering opnieuw vastgesteld.

De betaling van de door de algemene ledenvergadering vastgestelde contributie, c.q. bijdragen en entreegeld worden middels automatische incasso of factuur Clubcollect bij de leden geïnt. 

De betaling van de door de algemene ledenvergadering vastgestelde contributie, c.q. bijdragen en entreegeld worden middels automatische incasso bij de leden geïnt of dienen per factuur in de eerste maand van het boekjaar te worden betaald. Leden hebben de mogelijkheid om de contributie in een keer of maandelijks door automatische incasso te voldoen. Alle kosten voor aanmaningen door bijvoorbeeld te late betalingen worden door het betreffende lid betaald. Lidmaatschap geldt voor 1 jaar.

Nieuwe leden betalen bij toetreding het volledige maandbedrag van de maand waarin ze toetreden.

Artikel 12 ONDERRICHT/LESSEN

1. Regelmatig, doch tenminste jaarlijks, vindt overleg plaats tussen instructeurs en het bestuur, of een eventuele hiervoor ingestelde commissie betreffende de instructie.
2. De instructeurs en de indeling van de lessen worden door het bestuur vastgesteld.
3. Tijdens lessen, wedstrijden en gebruik door rijdende leden van de accommodatie, waarvan de vereniging gebruik maakt, dienen de veiligheidsvoorschriften van de KNHS te worden nageleefd. Zie annex 1, (Bijlage van Stichting Veilig Paardrijden) 
4. Indien het bestuur van de vereniging aanvullende veiligheidsvoorschriften heeft uitgevaardigd, dienen deze ook te worden nageleefd.
5. De lessen worden zo mogelijk elke week gegeven en moeten door de rijdende leden regelmatig worden bijgewoond. Als dit vanwege omstandigheden niet lukt, moeten het bestuur en de instructeur hiervan op de hoogte worden gesteld.
6. Tijdens de kerstvakantie worden er twee weken geen lessen gegeven. Gebruik maken van de accommodatie is wel toegestaan.
7. Tijdens de bouwvakvakantie van regio Noord worden er drie weken geen lessen gegeven. Gebruik maken van de accommodatie is wel toegestaan.
8. Voor aanvang van de les tenminste tien minuten aanwezig te zijn zodat de overgaan van de ene in de andere les vlot verloopt.
9. Bij verhindering tijdig de instructeur(s), secretaris of daarvoor aangewezen persoon in kennis stellen. Normaliter min. 24 uur van te voren afmelden. 
10. Tijdens de les(sen) dienen de aanwijzingen van de instructeur(s) te worden opgevolgd.
11. Bij rijlessen, wedstrijden etc. moeten paard en pony behoorlijk verzorgd zijn.
12. Het bestuur is bevoegd geëigende maatregelen te nemen als geen medewerking wordt verleend.
13. Ieder lid is persoonlijk aansprakelijk voor door hem/haar aangerichte schade tijdens lessen, wedstrijden en enig ander gebruik van de accommodatie.

Artikel 13 VERPLICHTINGEN VAN DE LEDEN

Ieder rijdend lid, niet-rijdend lid en startkaartlid stelt zich door het lidmaatschap bij de vereniging verplicht minimaal 4 maal per jaar medewerking te verlenen aan:

1. Het bij toerbeurt verzorgen van de kantinedienst tijdens lessen en wedstrijden;
2. Helpen tijdens te organiseren (oefen)concoursen, menwedstrijden en evenementen, zoals parcours opbouwen en afbreken, ringmeester, schrijven etc;
3. Het bij toerbeurt helpen bij schoonmaakwerkzaamheden van de kantine, secretariaat en toiletten etc;
4. Het technisch en optisch in goede staat houden van de gebouwen en buitenterreinen tijdens klussendagen;
5. Schoon achterlaten na gebruik binnenbak en buitenterrein van de manege, opzadelplek schoonvegen en mest opruimen;
6. Opruimen hindernismateriaal na gebruik;
7. Geen spullen laten rondslingeren;
8. Het is niet toegestaan dat leden die niet-rijdend lid zijn, of personen die géén lid zijn van PSV De Vjenneruiters, rijden met paard of pony van een rijdend lid in de manege. Bij zwangerschap of langdurige ziekte kan het bestuur dispensatie hierop verlenen;
9. De sleutel van de manege is en blijft eigendom van PSV De Vjenneruiters en mag niet oneigenlijk gebruikt worden;
10. Indien van een rijdend lid het lidmaatschap gewijzigd wordt naar niet-rijdend lid dient het lid de uitgereikte sleutel in te leveren bij het bestuur;
11. Indien een lid zich niet houdt aan genoemde verplichtingen en voorwaarden kan het Algemeen Bestuur van PSV De Vjenneruiters passende maatregelen treffen.

Artikel 14 ALGEMENE VERPLICHTINGEN

1. Alle paarden en pony’s die op de accommodatie van PSV De Vjenneruiters verschijnen, dan wel deelnemen aan verenigingsactiviteiten en/of wedstrijden moeten minimaal 1 keer per jaar ingeënt worden tegen influenza.
2. Alle paarden en pony’s die deelnemen aan officiële wedstrijden moeten voldoen aan de eisen die vanuit de KNHS gesteld worden aan identificatie en registratie (zoals bijvoorbeeld een identificatiechip en een bijbehorend paspoort).

Artikel 15 WEDSTRIJDEN

Het bestuur is bevoegd nadere voorwaarden te stellen met betrekking tot het deelnemen aan wedstrijden.

Het bestuur is bevoegd nadere voorwaarden te stellen met betrekking tot het tenue en harnachement.

Deelnemers aan springconcoursen en dressuurwedstrijden dienen gekleed te zijn in wedstrijdtenue conform de richtlijnen van de KNHS en het te dragen van een veiligheidscap die voldoet aan de EN-1384 NORM.

Artikel 16 PUBLICITEIT

Het bestuur informeert de leden, zo mogelijk schriftelijk over voor hen van belang zijnde aangelegenheden. Elektronisch berichtenverkeer (e-mail) wordt gelijk gesteld aan schriftelijk berichtenverkeer. Extern wordt getracht zoveel mogelijk goede publiciteit van het verenigingswerk te verstrekken.

Artikel 17 WIJZIGINGEN

Wijziging van dit huishoudelijk reglement kan uitsluitend door de algemene ledenvergadering tot stand worden gebracht. Zij dienen met twee derde der uitgebrachte geldige stemmen van de aanwezige leden te zijn aangenomen. Een wijziging treedt onmiddellijk na aanneming in werking.

Artikel 18 SLOTBEPALING

Ingeval één of meerdere bepalingen van dit reglement niet duidelijk mochten blijken te zijn, alsmede in gevallen waarin dit reglement niet blijkt te voorzien, beslist het bestuur van de vereniging. Ieder lid van de vereniging heeft het recht op een exemplaar van dit reglement, alsmede op de aanvullingen c.q. wijzigingen daarop.

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 23 oktober 2024.